Como escrever um e-mail a trabalho de forma coesa e eficiente

Só porque vivemos num mundo de 140 caracteres, não significa que os teus E-mails devam ser assim. Na verdade, nós vamos ter um pequeno retrocesso para o Inglês do ensino médio aqui e o clássico estilo hamburger; isto é, cada ensaio precisa de uma introdução, um corpo, e uma conclusão.

Você deve pensar sobre seus e-mails tendo a mesma estrutura. Cada seção não tem que ser longa, mas especialmente em uma comunicação inicial, deve estar lá. Então, o que cada seção deve incluir?

Introdução

Comece sempre com uma saudação – pode parecer arcaico, mas realmente faz a diferença. Então, dependendo da natureza do seu relacionamento, o parágrafo de abertura é um ótimo lugar para uma saudação amigável (“eu espero que sua busca de emprego está indo bem!”), um lembrete do contexto de sua conversa (“foi tão bom conversar com você na semana passada.”), ou um prefácio sobre por que você está estendendo a mão (“eu queria tocar a base sobre…”).

Corpo

É aqui que você chega ao cerne do seu e-mail. A coisa mais importante a lembrar aqui é dar aos seus destinatários toda a informação que eles precisam para tomar qualquer ação que você está pedindo deles. Isso inclui dar qualquer informação contextual, detalhes ou dados que sejam necessários, e apresentá-los de uma forma lógica e coesa. Se o e-mail está sendo enviado para transmitir informações ou uma decisão (em vez de pedir um favor), certifique-se de incluir raciocínio ou explicação.

A conclusão dos E-mails é um pouco diferente da conclusão dos ensaios. Em vez de resumir o que você já falou, você deve estar terminando com passos de ação. Se está a pedir um café, proponha uma data e hora. Se você está recebendo informações para um projeto, lembre ao seu colega exatamente o que você precisa e quando. E, se estiver apenas a dar informações, lembre ao seu contacto que ele ou ela pode vir ter consigo com quaisquer perguntas. Finalmente, pelo menos no seu e-mail inicial, sempre fechar com uma saudação e assinatura completa.

Pode parecer muito, mas como eu disse, não tem de ser por muito tempo. Por exemplo, Este é um e-mail que eu poderia enviar para alguém que eu quero tomar café com:

Dave!

É um prazer conhecer-te! Foi tão bom poder falar com a Alex, e quando ela mencionou que te conhecia, eu saltei para cima dele.

Eu amo o que vocês estão fazendo em sua empresa, e seria incrível conversar com vocês sobre como vocês pensam sobre a publicação on-line, Seu re-design recente, e outras coisas sobre o trabalho que ambos passamos nossas vidas fazendo.

Achas que terias algum tempo nas próximas semanas para nos encontrarmos? Eu ficaria feliz em passar por seus escritórios ou tomar café—o que for mais conveniente para você!

Boa e Feliz segunda-feira.

Erin.

Muito melhor do que: “Dave, queres tomar um café um dia destes?”certo?Em toda a escrita de negócios, o público é a consideração máxima. Para quem você está escrevendo irá determinar como você escreve seu e-mail. O leitor determinará o tom, a formalidade e o conteúdo da comunicação.

O leitor do seu email pode ser seu colega, cliente ou supervisor. Cada leitor terá um fundo diferente, conhecimento do projeto e prioridades. Você pode usar acrônimos de projeto com um colega que tem o mesmo conhecimento profundo do projeto que você tem. Esses mesmos acrónimos serão confusos para um executivo que precisa de uma atualização para a previsão de Orçamento.

Com o seu público na vanguarda, você sempre vai escrever um e-mail mais eficaz.

O público inclui todas as pessoas incluídas nos campos remetentes. Isto inclui o To:, CC:. e BCC: campos, mas o foco principal deve ser aqueles no campo To. Escrever para o público também significa usar esses campos corretamente.

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